Mettre en place une agence multi-photographes ou une agence créative

Les fonctions avancées de galeries clients, livraison et vente sont disponibles aux agences et collectifs de la même manière que pour les photographes individuels.

Dans ce chapitre, nous nous concentrons sur les fonctions multi-utilisateurs de PhotoDeck dans le contexte de plusieurs photographes qui importent des images ou clips vidéos sur un compte unique d’agence et travaillent en équipe avec les collaborateurs de l’agence. L’accès à ces fonctions requiert un abonnement qui les inclut.

Droits d’accès des co-équipiers

L’accès à un compte PhotoDeck peut être donné à des co-équipiers. Chaque photographe contributeur doit donc être ajouté comme co-équipier afin de pouvoir accéder au compte de l’agence avec ses propres identifiants PhotoDeck.

De même, un compte co-équipier peut être créé pour d’éventuels producteurs, assistants et autres collaborateurs de l’agence.

Chaque co-équipier a ses propres droits d’utilisation, définis par le propriétaire du compte, qui peuvent lui permettre par exemple de publier des images sur le(s) site(s) de l’agence, de gérer les commandes et clients, d’accéder aux fonctions administratives du (des) site(s), etc…

Par défaut, un compte a une seule librairie de médias. Une librairie de média est, telle un disque dur, un espace de stockage où les fichiers sont déposés (et d’où ils peuvent être publiés sur un site). Les droits d’utilisation du co-équipier incluent des droits sur la librairie de médias, et il est par exemple possible de limiter les actions à voir les fichiers d’une librairie et importer de nouveaux fichiers, mais sans rien pouvoir supprimer.

Les droits d’un co-équipier sur une librairie de médias s’appliquent à tous les fichiers de cette librairie. Dans le cas d’agences et de collectifs de photographes, il est souvent nécessaire d’avoir une ségrégation plus importante entre les fichiers de photographes différents. Cette ségrégation est effectuée en créant différentes librairies de médias.

Les fichiers de librairies différentes peuvent être publiés sur un même site et dans une même galerie.

Merci de vous référer à la documentation sur les droits des co-équipier et à celle sur les librairies de médias multiples pour des informations complémentaires !

Rapports de commandes

Si vous distribuez, vendez ou licenciez des médias sur votre site PhotoDeck, l’export CSV de l’historique des commandes inclut pour chaque fichier commandé le nom de sa librairie, ainsi que ses métadonnées d’auteur et de copyright, en plus de son prix de vente. Cela permet par exemple d’allouer facilement les ventes aux photographes et contributeurs.

Comment mettre en place un compte d’agence ou de collectif

1. En tant que propriétaire du compte, importez les images / vidéos initiales dans la librairie de médias, et créez le site de l’agence. La structure des galeries doit de préférence être choisie pour servir la navigation de vos clients et non votre organisation interne. Si vous avez jusqu’à maintenant utilisé PhotoDeck comme unique photographe, cette étape est sans doute complétée.
2. Déterminez si vous avez besoin d’une ségrégation complète entre les médias des différents photographes ou de différents clients, ou si simplement leur donner accès à la même librairie de médias suffira.
3. Créez les identifiants d’un photographe de test en ajoutant un nouveau co-équipier (Avatar / Mon équipe) : utilisez une adresse email différente de celle que vous utilisez pour votre propre connexion à PhotoDeck. Si les photographes auront leur propre librairie de médias, créez en même temps une nouvelle librairie pour ce photographe de test.
4. Connectez-vous à PhotoDeck depuis un autre navigateur en utilisant les identifiants de test et vérifiez en pratique les droits d’utilisation du photographe. Par exemple, essayez d’importer de nouvelles images depuis ce compte et de les publier sur le site.
5. Vous pouvez maintenant ajouter de véritables co-équipiers et leur créer au besoin de nouvelles librairies de médias !

Exemple pour agences créatives et de production

Imaginons une agence qui travaille avec un nouveau client. Un (ou plusieurs) photographe(s) produisent des images et vidéos, mais leur distribution et tout ce qui touche à la relation client sont gérés par un producteur de l’agence. Les fichiers sont retouchés avant livraison. Le processus pourrait être le suivant :

1. Le producteur :
   • Crée une nouvelle librairie de médias dédiée au nouveau client ;
   • Crée un nouveau site web dédié au client, ou une galerie dans le site existant de l’agence ;
   • Crée avec l’administrateur du compte PhotoDeck le compte co-équipier du photographe s’il/elle n’en n’a pas encore un, et lui assigne les droits BASE, ECRITURE et SUPPRESSION à la librairie de médias (pas de droits sur le site web).
2. Après les prises de vues, le photographe importe les images et vidéos non retouchées directement dans la librairie via son compte PhotoDeck, s’assure que leur champ métadonnées Auteur est bien renseigné, et les place en état POUR REVUE ;
3. Le producteur vérifie les nouveaux fichiers et les publie dans la galerie correspondante à destination du client, en les organisant au besoin en sous-galeries, puis autorise et invite le client à consulter la galerie ;
4. Le client commande des images ou vidéos à retoucher ;
5. Le producteur reçoit la notification de la commande, et communique au photographe le lien de la commande indiqué dans l’email, avec d’éventuelles instructions complémentaires ;
6. Le photographe ouvre le lien pour voir dans la librairie les fichiers commandés, puis remplace les versions initiales par des versions retouchées, en les passant en état Final. Une fois tous les fichiers traités, il/elle informe le producteur ;
7. Depuis la page de la commande du client, le producteur vérifie éventuellement que tous les fichiers sont correctement traités et retouchés, et à sa guise, clique sur le bouton pour les livrer au client.

Ceci est un exemple et de nombreuses variations sont possibles !

Exemple pour agences stock ou événementiel

Considérons une agence qui vend le travail de multiples contributeurs, et dont le site est géré par un administrateur. Le processus pour chaque nouveau contributeur pourrait être le suivant :

1. L’administrateur crée le compte co-équipier du contributeur ainsi qu’une librairie de média qui lui est dédiée, en lui donnant au moins les droits BASE, ECRITURE et SUPPRESSION (pas de droits sur le site de l’agence) ;
2. Le contributeur importe ses images et vidéos, en s’assurant que le champs de métadonnées Auteur soit bien renseigné avec son nom ;
3. L’administrateur vérifie les nouveaux fichiers, les publie et met en vente sur le site de l’agence ;
4. Lorsqu’un client place une commande incluant des images du contributeur, le rapport des commandes contiendra l’information qui permettra par exemple d’allouer une part de la vente au contributeur.